CÁC KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ VỀ KHO VÀ QUẢN LÝ KHO

Danh bất chính, ngôn bất thuận, sự bất thành ...

Một sản phẩm phần mềm quản lý kho muốn chuyên nghiệp hơn sự chuyên nghiệp, muốn sự thành công chứ không mong sự bất thành ... thì không thể mơ hồ với các khái niệm, các thuật ngữ về kho, với các nghiệp vụ về quản lý kho ...

Sau đây là một số khái niệm về kho & quản lý kho được dùng trong các phần mềm quản lý kho Smartit eBiz Warehouse-1 và Smartit eBiz Warehouse-2 ... Nếu Bạn có quan tâm và mới đọc lần đầu, thì Bạn nên đọc tuần tự từ trên xuống, cũng là trình tự mà Mạng Web7Màu trình bày về sự kho & quản lý kho ... Thanks Bạn nhiều!

- Kho Nhập-Xuất: Kho Nhập-Xuất là tên đặt của Web7Màu cho kho hàng của riêng một công ty, hàng hóa hay vật tư chứa trong kho là thuộc sở hữu của công ty đó ... Quản lý kho Nhập-Xuất là quản lý nhập hàng và xuất hàng của công ty, theo dõi nhập xuất tồn của kho công ty.

- Kho Nhận-Giao: Kho Nhận-Giao là tên đặt của Web7Màu cho kho chứa hàng cho các đơn vị hay khách hàng bên ngoài theo hình thức Nhận-Giao: [Nhận] Nhận các lô hàng từ các đơn vị hay khách hàng bên ngoài, [Giao] Giao trả lô hàng cho các đơn vị hay khách hàng bên ngoài.

Quản lý kho Nhận-Giao là quản lý hợp đồng và lô hàng của khách hàng, quản lý khách hàng, theo dõi nhập xuất tồn theo từng khách hàng.

- Kho nhỏ: Là kho hàng nhỏ, xử lý lô hàng chỉ một công đoạn, không quản lý các ô kệ trong kho.

- Kho vừa-lớn: Là kho hàng vừa-lớn, có thể có nhiều kho nội bộ trong cùng khuôn viên của công ty, có thể xử lý lô hàng theo nhiều công đoạn, có quản lý các ô kệ trong từng kho nội bộ.

- Tổ chức kho vừa-lớn: Kho vừa-lớn có một hay nhiều kho nội bộ; một kho nội bộ có vài dãy, một dãy có hai ngăn, cao vài tầng và nhiều hàng ...

Ví dụ: Kho của Công ty X có 3 kho nội bộ tên Kho A, Kho B và Kho C, gồm 12 dãy như sau: Kho A có 4 dãy A-01, A-02, A-03, A-04; Kho B có 2 dãy B-01, B-02; Kho C có 6 dãy C-01, C-02, C-03, C-04, C-05, C-06. Mỗi dãy có 2 ngăn (ngăn trong và ngăn ngoài), có 5 tầng và 100 hàng ...

- Ô kệ: Ô kệ là ô chứa hàng trong kho vừa-lớn, một ô kệ có vị trí thuộc kho nội bộ nào, dãy nào, ngăn trong hay ngoài, trên tầng nào, ở hàng nào ... Thường một ô kệ có mã vị trí dạng B-02-2-5-99 cho biết ô kệ ở kho B, dãy 02, ngăn ngoài, tầng 5, hàng 99 ...

Một kho vừa-lớn có rất nhiều ô kệ, như kho ví dụ trên sẽ có 12 dãy x 2 ngăn x 5 tầng x 100 hàng = 12.000 ô kệ.

Một ô kệ trong kho có thể đang trống (chứa 0 kiện hàng), hoặc có thể chứa 1, 2 hay nhiều kiện hàng … Nếu mỗi kiện hàng có quản lý khối lượng hay chi tiết hàng hóa, thì cũng xác định được tổng khối lượng hay danh sách hàng hóa đang chứa trong ô kệ.

- Kiện hàng: Kiện hàng là tên đặt của Mạng Web7Màu cho một thùng hàng hay một bao hàng, đang cất trong một ô kệ trong kho.

Trong mã kiện hàng nên bao gồm mã quy cách thùng bao để biết kiện hàng được chứa trong thùng hay bao kích cỡ như thế nào. Một kiện hàng ngoài mã kiện hàng, còn cần quản lý các thông tin khác như khối lượng kiện hàng, chi tiết hàng hóa hay vật tư chứa bên trong ...

Nếu kho có áp dụng công nghệ barcode hay RFID, thì chúng thường được dán theo từng kiện hàng ...

- Quy cách thùng bao: Thường hàng hóa hay vật tư cất trong kho được đóng gói trong thùng carton, thùng thiếc, hộp giấy, bao nhựa, bao tải, hay khác ... Quy cách thùng bao cho biết hàng hóa hay vật tư của một kiện hàng được đóng gói trong thùng hay bao hay khác, có kích cỡ về kích thước và thể tích như thế nào ...

- Hàng hóa: Là quản lý danh mục hàng hóa của kho. Danh mục hàng hóa là ít hay rất nhiều là tùy tính chất và mục đích của kho ...

- Vật tư: Là quản lý danh mục vật tư trong trường hợp kho vừa chứa vật tư, nguyên liệu đầu vào hay bán thành phẩm ... vừa chứa thành phẩm hay sản phẩm ... Danh mục vật tư là ít hay rất nhiều là tùy tính chất và mục đích của kho ...

- Quản lý kho: Nghiệp vụ quản lý kho là quản lý cái gì? Web7Màu xin giải thích ngắn gọn qua hai loại kho như sau:

[1]. Quản lý kho Nhập-Xuất là quản lý nhập hàng và xuất hàng của công ty, theo dõi nhập xuất tồn của kho công ty ...

[2] Quản lý kho Nhận-Giao là quản lý hợp đồng và lô hàng của khách hàng, quản lý khách hàng, theo dõi nhập xuất tồn của toàn kho và theo từng khách hàng ...

- Hợp đồng: Với kho Nhận-Giao, một hợp đồng liên quan đến một đơn vị hay khách hàng bên ngoài. Một hợp đồng ngoài thông tin chung của hợp đồng và thông tin khách hàng, còn quản lý danh sách các lô hàng ...

- Lô hàng: Một lô hàng tương ứng với một lần nhập hàng, phân biệt ý nghĩa của lô hàng theo hai loại kho như sau:

[1] Với kho Nhập-Xuất: một lô hàng tương ứng với một lần nhập hàng, và mỗi lô hàng có 0, 1, 2 hay nhiều lần xuất hàng ...

[2] Với kho Nhận-Giao: một lô hàng (cũng có thể gọi là đơn hàng) tương ứng với một lần nhập hàng của hợp đồng, và mỗi lô hàng cũng có 0, 1, 2 hay nhiều lần xuất hàng ...

- Công đoạn: Cả hai loại kho đều có thể xử lý lô hàng nhận qua 2, 3 hay nhiều công đoạn, và có thể nhập xuất nội bộ hay chuyển kho nội bộ ...

- Nhập hàng và Phiếu nhập: Phân biệt nhập hàng và phiếu nhập theo hai loại kho như sau:

[1] Với kho Nhập-Xuất: Nhận lô hàng gồm nhiều kiện hàng của lần nhập hàng, lập chứng từ phiếu nhập của lô hàng đó, in các nhãn kiện hàng để dán vào các kiện hàng.

[2] Với kho Nhận-Giao: Nhận lô hàng gồm nhiều kiện hàng của khách hàng, lập chứng từ phiếu nhập của lô hàng đó, in các nhãn kiện hàng để dán vào các kiện hàng.

- Xuất hàng và Phiếu xuất: Phân biệt xuất hàng và phiếu xuất theo hai loại kho như sau:

[1] Với kho Nhập-Xuất: lập chứng từ phiếu xuất, xác định vị trí ô kệ của các kiện hàng cần xuất trong kho, xuất kho, và đưa các kiện hàng ra ngoài kho.

[2] Với kho Nhận-Giao: lập chứng từ phiếu xuất, xác định vị trí ô kệ của các kiện hàng cần xuất trong kho, xuất kho, và giao các kiện hàng cho khách hàng.

- Nhãn kiện hàng: Khi nhập hàng và lập chứng từ phiếu nhập, lúc này có thể in ra các nhãn kiện hàng (ghi mã kiện, tên kiện, trọng lượng kiện, vị trí ô kệ, có thể có barcode hay RFID ...) dán vào các kiện hàng để chuẩn bị nhập kho.

- Hoạt động kho (kho vừa-lớn): Cả hai loại kho đều có chung các hoạt động kho như sau:

Xem kho: xem kho để biết ô kệ nào chứa đầy hàng, ô kệ nào chứa ít hàng, ô kệ nào hiện còn trống ...

Nhập kho: chuyển các kiện hàng vào các vị trí ô kệ phù hợp trong kho.

Xuất kho: lấy các kiện hàng từ các ô kệ trong kho ra ngoài.

Chuyển kho: dịch chuyển các kiện hàng từ ô kệ này sang ô kệ khác trong kho.

Dồn kho: dồn các kiện hàng từ nhiều ô kệ cho đầy một ô kệ.

Tách kho: tách các kiện hàng trong một ô kệ ra nhiều ô kệ đang trống khác.

- Nhập xuất nội bộ và Phiếu nhập xuất nội bộ: Cả hai loại kho đều có thể xử lý lô hàng qua nhiều công đoạn, và nhập xuất nội bộ hay chuyển kho nội bộ theo từng công đoạn ... Khi thực hiện một lệnh nhập xuất nội bộ thì hai đơn vị có liên quan (đơn vị công đoạn xuất và đơn vị công đoạn nhập) có thể lập chứng từ nhập xuất nội bộ với nhau ...

- Thống kê kho:

Kho Nhập-Xuất có ba loại thống kê kho như sau:

[1] Thống kê toàn kho: Thống kê lô hàng, hàng hóa, vật tư của toàn kho...

[2] Thống kê theo công đoạn: Thống kê lô hàng, hàng hóa, vật tư của công đoạn (của kho nội bộ) ...

[3] Thống kê theo hoạt động kho: Thống kê hiệu suất của từng ô kệ trong kho. Thống kê hiệu suất toàn kho ...

Kho Nhận-Giao cũng có ba loại thống kê kho như trên, và có thêm một loại nữa như sau:

[4] Thống kê theo khách hàng: Thống kê lô hàng, hàng hóa, vật tư của khách hàng ...

- Báo cáo kho:

Kho Nhập-Xuất có ba loại báo cáo kho như sau:

[1] Báo cáo toàn kho: Báo cáo nhập xuất tồn kho. Theo dõi tất cả các lô hàng hiện có trong kho.

[2] Báo cáo theo công đoạn: Báo cáo nhập xuất tồn theo từng công đoạn (theo từng kho nội bộ). Theo dõi tất cả các lô hàng qua từng công đoạn.

[3] Báo cáo theo hoạt động kho: Báo cáo nhập kho, xuất kho, chuyển kho, dồn kho, tách kho.

Kho Nhận-Giao cũng có ba loại báo cáo kho như trên, và có thêm một loại nữa như sau:

[4] Báo cáo theo khách hàng: Báo cáo nhập xuất tồn theo từng khách hàng ...

- Barcode: Là công nghệ mã vạch (barcode), rất thường được áp dụng vào nghiệp vụ quản lý kho. Mã vạch lưu trữ dữ liệu theo bề rộng của các vạch được in song song cũng như của khoảng trống giữa chúng. Ngày nay mã vạch còn được in theo các mẫu của các điểm, theo các vòng tròn đồng tâm hay ẩn trong các hình ảnh. Mã vạch có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng các phần mềm chuyên biệt ... [theo Wikipedia tiếng Việt].

- RFID: Là công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến, thường được áp dụng vào nghiệp vụ quản lý kho. Công nghệ này cho phép nhận biết các kiện hàng thông qua hệ thống thu phát sóng radio, từ đó có thể giám sát, quản lý hoặc lưu vết từng kiện hàng. Là một phương pháp nhận dạng tự động dựa trên việc lưu trữ dữ liệu từ xa, sử dụng thiết bị thẻ RFID và một đầu đọc RFID ... [theo Wikipedia tiếng Việt]. - Cuối cùng là Bạn, là Thủ kho, Quản lý kho, Thư ký kho, Nhân viên kho, là Giám đốc: xin chân thành cảm ơn Bạn đã đọc, đã tìm hiểu kỹ các phần mềm quản lý kho của Web7Màu. Mời Bạn Làm Dự án, hay Mua hoặc Thuê Smartit eBiz Warehouse-1 hay Smartit eBiz Warehouse-2, để quản lý kho của Bạn vừa hiệu quả, vừa dễ dùng, vừa chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm túi tiền, và chắc chắn thành công ...

ThS. NH Chương

Mạng Web7Màu - Shop 01 Nguyễn Thái Học